A lista de documentos exigida para quem quer abrir uma empresa é bastante extensa e, por esse motivo, é indispensável que o empreendedor esteja atento aos detalhes na hora de regularizar seu negócio para evitar multas em caso de fiscalização. Taxas, documentos e registros são alguns dos itens que devem estar sempre em dia para evitar problemas.
Para não cair nessa armadilha, listamos abaixo quais os documentos indispensáveis para o bom funcionamento do seu negócio.
1. Alvará
Concedido pelo Município, é a autorização que prova a regularização do imóvel e a permissão do exercício da atividade na região, de acordo com a lei de zoneamento da sua cidade. O alvará deve ser renovado periodicamente, a cada 1 ou 2 anos, dependendo da sua região. É importante ressaltar que sem o documento a empresa pode ser fechada a qualquer momento.
2. CNPJ
O Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica funciona como uma espécie de ‘RG da empresa’, uma vez que sem esse documento essencial não é possível fazer nenhum trâmite legal ou transacional, como emissão de notas fiscais, por exemplo.
3. Inscrições estadual e municipal
Segundo a legislação brasileira, toda empresa de comércio ou indústria deve estar cadastrada junto à Secretaria da Fazenda do seu estado. A Inscrição Estadual é um registro formal realizado na Receita Estadual e liberado pela Secretaria de Fazenda do Estado, que serve para recolher e fiscalizar o pagamento do ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadoria e Prestação de Serviços). Ou seja, se a sua empresa comercializa qualquer tipo de produto é necessário ter esse registro. É importante lembrar que as regras variam de estado para estado e, em algumas localidades, essa documentação pode até mesmo ter outro nome.
Já a Inscrição Municipal registra os prestadores de serviço, inclusive os autônomos, está vinculada ao cadastro municipal do contribuinte e possui relação direta com o ISS (Imposto Sobre Serviço).
Mas, afinal, qual a diferença entre inscrição estadual e inscrição municipal? A diferença entre os documentos é que a inscrição estadual está atrelada diretamente ao governo estadual enquanto a inscrição municipal está associada à prefeitura. Outro ponto importante é que a inscrição estadual se destina exclusivamente a empresas que comercializam produtos e a inscrição municipal a empresas que prestam serviços.
4. RAIS
A Rais (Relação Anual de Informações Sociais) é uma declaração anual que informa ao Ministério do Trabalho e Emprego as contratações realizadas pela empresa nesse período. É usada para controlar as atividades trabalhistas no país.
Mesmo que a sua empresa não tenha realizado contratações durante o ano, é preciso declarar a RAIS Negativa, contendo apenas os dados cadastrais do estabelecimento. Apenas os empreendedores individuais que não fizeram contratação ao longo de um ano podem se isentar de apresentar o documento.
Mas, como fazer a declaração de RAIS? A Relação Anual de Informações Sociais pode ser feita via internet, no site do Ministério do Trabalho e Emprego, utilizando o certificado digital do responsável pela entrega. Em caso de o documento não ser enviado, a empresa pode ser multada. A taxa da multa é calculada pelos dias de atraso e quantidade de empregados omitidos.
5. Caged
O Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados) é uma outra forma de controle mensal feita pelo Ministério do Trabalho e Emprego sobre os trabalhadores admitidos e demitidos nesse período.
Todos os empregadores que admitirem, desligarem ou transferirem trabalhadores regidos pela CLT devem preencher o formulário do Caged e enviá-lo, até o dia 07 do mês consecutivo, pelo site do MTE.
6. Livros Contábeis
Os livros contábeis são documentos essenciais de registros da empresa e devem constar todas as informações, como: livro diário, razão, entradas e saídas. No primeiro documento, o livro diário, deve conter todas as movimentações da empresa como compras e vendas, pagamentos e recebimentos. O livro razão deve enumerar as movimentações da empresa por tipo de pagamento. Já as entradas e saídas, como o próprio nome já diz, registram as compras de estoque e venda de produtos.
É importante lembrar que todos os registros nos livros contábeis devem ser realizados com a máxima atenção possível, pois esses balanços normalmente são encaminhados para fiscalização, ou seja, não podem se contradizer de forma alguma.
7. Guias de recolhimento
A Guia de Recolhimento do FGTS, outro documento que deve estar sempre em mãos, deve ser preenchida mensalmente no site da Receita Federal. É importante também manter em dia as contribuições previdenciárias, como INSS e Guia da Previdência, essa última que comprova o pagamento anual da contribuição sindical.
Dúvidas? Entre em contato conosco.
