Um dos passos mais importantes para qualquer empresa é a escolha do escritório de contabilidade. Os profissionais do escritório vão tornar a sua vida muito mais fácil ou torná-la um pesadelo, dependendo da sua escolha.
Não importa o tamanho do seu negócio, seja ele pequeno, médio ou grande, o escritório contábil será responsável pelas resoluções e acompanhamentos de todas as questões burocráticas da empresa, da elaboração dos contratos e cálculos das obrigações trabalhistas a melhorias nos sistemas de gestão da empresa. Como a carga tributária no Brasil é alta e complexa, o sucesso da sua empresa também vai depender de um bom trabalho do contador.
Para te ajudar nessa tarefa, selecionamos cinco dicas essenciais para a escolha de um bom escritório contábil.
1- Situação cadastral
Para cuidar da sua empresa, o escritório também precisa estar em dia. É imprescindível que as inscrições dos profissionais e do escritório estejam em dia com os órgãos específicos, como o Sescon (Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis) e junto ao CRC (Conselho Regional de Contabilidade). É o CRC que emite um certificado que dá autorização para o escritório exercer a atividade.
2. Organização
O escritório de contabilidade cuida de várias empresas. Por isso, o espaço precisa ser organizado o suficiente para evitar falhas. Como a organização é um conceito difícil de ser observado antes de se tornar cliente, uma boa dica é verificar se a empresa possui algum certificado de qualidade, como o ISO 9001.
A certificação ISO está diretamente na gestão organizacional, satisfação no atendimento e no comprometimento dessas empresas com a melhoria contínua e eficaz em sua gestão de serviço. O selo de qualidade mostra que a empresa tem processos aprimorados de controles, oferecendo aos contadores capacitação profissional contínua.
Aqui na Auditec, nossa equipe é dividida em departamentos, para dar maior eficácia e organização nos trabalhos.
3 – Segurança nos dados
Hoje em dia o volume de documentos em papel é reduzido e isso é uma tendência sem volta. Não significa que os documentos acabaram. Pelo contrário. As empresas e os escritórios contábeis lidam com inúmeros documentos, porém são digitalizados.
Por conta disso, antes de contratar o escritório é importante certificar a estrutura tecnológica. Já pensou se você precisar de um documento e o sistema travar? E se seu documento for hackeado? Esse é um ponto importantíssimo. Nós por exemplo temos servidores de alta performance e um sistema seguro para que seja mais cômodo para o cliente acessar seus documento da própria empresa ou de casa, sem precisar vir até o escritório.
4. Atendimento
Outro elemento fundamental a ser analisado é o atendimento. Em tempos modernos, quanto mais rápido a empresa conseguir responder a seus clientes, melhor. E isso diz respeito também a escritórios de contabilidade.
Assim, uma dica é acessar os canais de comunicação do escritório que pretende contratar e verificar se eles funcionam bem: telefone, e-mail, site, redes sociais, entre outros.
É importante verificar se a equipe é cuidadosa nesse quesito, pois no dia a dia você poderá precisar desse cuidado para obter retornos úteis em caso de dúvidas ou necessidades imediatas. Disponibilidade para atender, cordialidade para se comunicar e qualidade na hora de transmitir informações são fundamentais para um escritório de contabilidade que mantém clientes por muitos anos.
5. Infraestrutura
Por fim e nem menos importante está a estrutura do escritório. Uma simples visita ao escritório que pretende contratar pode ajudá-lo a conhecer melhor o ambiente. Fique atento se é bem localizado, sem tem estacionamento e até mesmo na preservação do local. Nesse quesito também entra a quantidade de funcionários. É necessário que o escritório tenha um número compatível com a carga de trabalho. Ambientes com profissionais sobrecarregados podem comprometer o trabalho em equipe e o atendimento. Em uma simples visita ao escritório já é possível ter uma noção.
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